Quando arriva la fine di un anno, ogni azienda si dovrebbe dedicare del tempo a redigere il budget aziendale, ovvero un documento che serve ad avere un chiaro quadro dei dati di fatturato e a dare un’idea dei costi futuri che si dovranno affrontare.

Molti la ritengono una perdita in tempo,e invece è stato dimostrato come sia una procedura estremamente utile, a patto che sia fatta in modo chiaro e approfondito e che non si limiti a un semplice elenco di numero.

Se questo processo, che in gergo tecnico viene chiamato budgeting, viene realizzato a partire da una chiara visione strategica direzionale, allora si avrà uno strumento davvero importante in termine di pianificazione e raggiungimento di obiettivi a breve e lungo termine.

Alla luce di quanto esposto, è facile vedere la doppia azione di una stesura di budget aziendale, molto utile sia per controllare le spese, sia come strumento di programmazione.

Che cos’è il budget aziendale e a cosa serve

Il budget aziendale, quindi, è un documento che viene redatto da un contabile di fiducia e in cui sono comprese tutte le spese e guadagni dell’azienda (si deve riportare ogni voce, anche per esempio gli stipendi dei dipendenti) quindi sia l’attivo che il passivo relativo a tutto l’anno.

Avendo il documento sotto gli occhi, i direttori possono rendersi conto di quali settori hanno bisogno di tagli, quali di investimenti e di quanto costa il mantenimento dell’azienda.

Calcolando il rapporto tra spese e guadagni, quindi, il commercialista riesce a fare una fotografia dello stato economico dell’impresa: se le spese superano i guadagni si dice che l’azienda è in negativo o in passivo, se al contrario i guadagni sono più delle spese, si parla di azienda in attivo.

Avendo chiaro lo stato finanziario, sarà quindi sicuramente più semplice per i dirigenti fare previsioni e investimenti in vista del nuovo anno di lavoro. Inoltre, avere il documento di budget aziendale sotto gli occhi aiuta anche a monitorare che le previsioni fatte vengano rispettate e che si seguano le previsioni che sono state fatte.

Ovviamente, in caso di emergenze improvvise, si possono cambiare le idee iniziali, ma sempre basandosi sul budget aziendale, per avere idea del terreno su cui muoversi.

Budgeting: come farlo al meglio in 5 step

Per realizzare un budget aziendale efficace e che possa essere gestito al meglio,  è importante seguire degli step specifici che rendano tutto il processo più semplice e funzionale.

1. Semplificare il prospetto contabile è la prima cosa da fare. Un buon modo di farlo è tramite la riclassificazione del conto economico, un modo semplice, veloce da comprendere e facile da interpretare di leggere i tanti numeri da analizzare.
2. Imparare dalle esperienze passate è fondamentale, perché imparando dai proprio errori si cresce, e si evita di ricommettere ogni volta gli stessi sbagli. In termini di budget, è bene osservare le spese e i guadagni degli ultimi due o tre anni, in modo da avere bene sotto chiaro cosa ha funzionato e cosa invece è da migliorare.
3. Analizzare i costi generali, che possono essere fissi (per esempio canoni d’affitto che non variano da un anno all’altro), o variabili in base  alla produzione (ovvero quello che da un anno all’altro possono cambiare per vari motivi).
4. Coinvolgere i collaboratori nel processo di suddividere le risorse in modo equilibrato si è rivelato un sistema molto utile per sbloccare parti di attività che magari non rendono abbastanza. Inoltre, si consiglia sempre di di dare informazioni chiare e maggiori responsabilità ai collaboratori, così da stimolarli a trovare le soluzioni migliori all’interno del budget predefinito.
5. Suddividere il budget in frazioni, almeno in 4 parti: in questo modo sarà possibile eseguire in modo semplice ed efficace un controllo periodico – per esempio trimestrale – per verificare l’andamento rispetto ai programmi iniziali.