Il manuale d’uso e di manutenzione di un macchinario è costruito per contenere informazioni in merito al come utilizzare in maniera giusta lo strumento, come effettuare la sua manutenzione, come spostarlo o come smaltirlo.

Lo scopo è di proteggere l’operatore non solo da eventuali incidenti provocati dall’inosservanza delle indicazioni, ma anche metterlo nella condizione di capire in quali problemi legali potrebbe incorrere qualora l’incidente fosse causato da un’inadempienza nel seguire scrupolosamente quando prescritto dal manuale stesso e non generato da un difetto di fabbrica.

Di conseguenza, al momento dell’acquisto, della cessione o dell’affitto di un macchinario il manuale delle istruzioni deve essere sempre presente.

Come deve essere realizzato un manuale d’uso e manutenzione

In base alla tipologia di strumento il manuale d’uso, per essere efficace, deve tenere presenti delle linee guida precise per la sua realizzazione, rintracciabili facilmente su internet e stilate dalla Commissione Europea.

Esso può essere realizzato sia in formato cartaceo sia in formato digitale; tuttavia deve risultare in ogni caso sempre fruibile per l’utilizzatore. Deve essere scritto o tradotto nella lingua del Paese in cui viene venduto il macchinario oppure deve essere poliglotta.

Un manuale d’uso e manutenzione deve, inoltre, tenere presente il livello di formazione generale e quello di comprensione del destinatario del prodotto, affinché possa essere capito e assimilato in ogni sua parte.

Dalla scelta delle immagini alle descrizioni

Più nel dettaglio, un manuale redatto correttamente deve presentare immagini chiare che lo mostrino in tutte le sue parti e angolazioni; poi deve dotarsi di un indice che aiuti l’operatore ad orientarsi nei contenuti e contenere l’indirizzo completo del fabbricante o del mandatario, la designazione del macchinario e la dichiarazione di conformità CE.

Segue una descrizione generale dello strumento e dei pezzi che lo compongono, inserita allo scopo di aiutare l’utilizzatore nella collocazione ambientale più adatta perché il macchinario duri nel tempo e di destinarlo all’uso specifico per cui è stato costruito. Bisogna, infatti, inserire anche avvertenze sugli usi scorretti e sulle eventuali conseguenze. Devono essere, poi, aggiunti disegni complessivi accompagnati da didascalie descrittive e piccole spiegazioni che ne aiutino l’interpretazione.

Inoltre, l’operatore della macchina deve essere messo nella condizione di poter effettuare il procedimento di manutenzione ordinaria e devono essere segnalati, qualora siano necessarie, eventuali figure di manutentori, soprattutto per quanto riguarda la manutenzione straordinaria. Se utili, possono essere indicate istruzioni per la formazione degli utilizzatori che accompagneranno gli acquirenti fino al collaudo della macchina e che eviteranno che questi ne facciano un uso non appropriato o parziale.

Come riportare informazioni legate a rischi e sicurezza

È fondamentale indicare, inoltre, tutti i rischi, sia quelli imprescindibili e propri dello strumento, sia quelli che dipendono dal mancato uso delle misure di protezione; se esse non sono incluse nell’acquisto dello strumento, vanno, dunque, indicate con chiarezza così che l’operatore possa procurarsele prima di provocarsi dei danni fisici.

Devono essere elencati tutti gli utensili che compongono la macchina e i loro specifici usi, oltre che tutte le condizioni in cui essa soddisfi il requisito di efficienza in tutte le fasi di utilizzo, di trasporto, di montaggio, di smontaggio e stoccaggio.

Devono essere inserite le specifiche sui pezzi che incidano sulla sicurezza, qualora non vengano sostituiti o non vi venga effettuata alcuna manutenzione. Deve essere descritto il metodo operativo da usare nel caso in cui si verifichi un blocco o un’avaria per evitare ulteriormente di rovinare la macchina e il protocollo da seguire in caso di infortunio dell’addetto.

Per quanto riguarda lo stile e l’organizzazione il manuale deve essere puntuale, preciso, non trascurare nessun aspetto e, soprattutto, deve essere accessibile, chiaro, comprensibile alla lettura e facilmente consultabile per chi debba ricercare un aspetto specifico.